| Otra técnica
que utilizan los equipos de construcción Lean / Agile es desglosar
sus planes en piezas más manejables y elaborarlas progresivamente
a medida que se acercan a la ejecución. Esto se conoce como el último
sistema de planificación (LPS) donde los planes finales son preparados
por los responsables de ejecutar el trabajo.
¿Por
qué un enfoque ágil para la construcción?
Como la construcción
es una de las industrias más complejas que crea productos de gran
importancia pública, naturalmente el riesgo es extremadamente alto.
Después de todo, no es raro que los proyectos de construcción
se retrasen y superen el presupuesto. Debido a eso, existe una mayor necesidad
de mejorar la comunicación, la visibilidad del proceso y la adaptabilidad
a los problemas emergentes.
Un desafío
al que a menudo se enfrentan las empresas de construcción es la
incapacidad de rastrear adecuadamente sus procesos desde el concepto hasta
la ejecución, lo que resulta en un entorno de caos. A menudo, hay
muchas actualizaciones del tipo "él dijo, ella dijo" con equipos
que siguen su trabajo en interminables hojas de Excel. Esto hace que los
procesos ya complejos sean aún más engorrosos.
Para resolver
este problema, Agile predica la visualización en cada paso del flujo
de trabajo. En realidad, esto se puede lograr con la integración
de tableros Kanban donde los equipos de construcción ágiles
pueden visualizar las etapas (y etapas) de su proceso de trabajo. Eventualmente,
estos tableros se convertirán en mapas de flujo de valor, proporcionando
a los equipos la capacidad de descubrir rápidamente las restricciones,
eliminar el desperdicio y reaccionar a los problemas emergentes de manera
oportuna.
Además,
hacer que el proceso de trabajo sea más transparente ayuda a cerrar
las brechas entre la planificación y la ejecución.
El Sistema
Last Planner presenta el concepto de crear planes en múltiples niveles
que luego se elaboran progresivamente. Para llevar eso a la práctica,
los equipos de construcción ágiles pueden usar múltiples
paneles Kanban para conectar los puntos entre la configuración de
los hitos del proyecto y la ejecución real del nivel de trabajo.
Esto crea un
sistema para facilitar la comunicación del estado del proyecto entre
todas las partes interesadas, así como el seguimiento del progreso
de las diferentes actividades de trabajo en el tablero Kanban.
La comunicación
ineficaz se da como una de las principales razones de muchos proyectos
fallidos, independientemente de la industria. No es de extrañar
que los equipos ágiles presenten "Individuos e interacciones" antes
que "Procesos y herramientas". Sin embargo, debido a la alta complejidad
del proceso de trabajo en la industria de la construcción, a menudo
hay una comunicación inadecuada y falta de responsabilidad.
La metodología
Agile tiene como objetivo resolver eso integrando bucles de retroalimentación
regulares para sincronizar el progreso y discutir problemas. Por ejemplo,
los equipos de construcción ágiles participan en reuniones
diarias donde presentan ¿qué trabajo se ha completado?, ¿qué
planean hacer? y discuten si hay algo que se interponga en su camino para
lograrlo.
Esto mantiene
a todos en la misma página y garantiza que los bloqueadores se revelen
lo más rápido posible. También se alienta a los miembros
del equipo a entablar conversaciones de seguimiento después de la
reunión y ayudarse mutuamente en caso de que alguien esté
atascado.
Otra práctica
ágil recomendada que los equipos de construcción pueden adoptar
con éxito es la integración de revisiones periódicas
de entrega de servicios. Después de completar sus planes semanales,
quincenales o mensuales (preferencia por el período de tiempo más
corto), pueden participar en sesiones de lecciones aprendidas que traen
problemas y sugieren mejoras. La idea aquí es discutir problemas
más generales en el proceso de gestión del trabajo mientras
todavía son relevantes para el proyecto.
También
se alienta a los miembros del equipo a brindar su opinión a los
Project Managers y a decidir en colaboración cómo hacer que
los procesos de trabajo sean mejores y más rápidos. Esto
contribuye a un ciclo interminable de mejora continua y un entorno seguro
donde las personas pueden expresar libremente sus opiniones.
Los retrasos
regulares en los proyectos de construcción no son un gran fenómeno
hoy en día. De hecho, un estudio de Mckinsey muestra que los proyectos
grandes suelen tardar un 20% más en terminar, lo que resulta en
un exceso de costes del 80%. Por el contrario, otro estudio muestra que
solo el 25% de los proyectos se encuentran dentro del 10% de sus plazos
originales.
Por supuesto,
las razones de esos retrasos pueden variar desde presupuestos inexactos
hasta problemas con los contratistas. Sin embargo, otra causa radica en
procesos inestables y engorrosos que conducen a una menor previsibilidad
y aquí es donde Agile tiene una solución que ofrecer.
Por ejemplo,
los equipos de construcción pueden usar diferentes métricas
Lean / Agile para registrar cuánto tiempo demoran sus actividades
de trabajo en fluir a través de todo su proceso (tiempo de entrega),
así como diferentes partes del mismo (tiempo de ciclo). Además,
los datos de rendimiento muestran cuanto trabajo se está haciendo
en un intervalo de informe particular, lo que ayuda a producir mejores
pronósticos de lo que se puede completar en promedio en el futuro.
La adición
de gráficos visuales, como los diagramas de flujo acumulativo, también
puede ayudar a los equipos de construcción ágiles a rastrear
la estabilidad de su flujo de trabajo y ver dónde se acumula demasiado
trabajo. Esto puede ayudarlos a revelar cuellos de botella y optimizar
la eficiencia de sus procesos.
Otra razón
para los retrasos del proyecto y los excesos de costes en la industria
de la construcción es la acumulación de reelaboraciones constantes.
Por ejemplo, un estudio muestra que alrededor del 30% del trabajo realizado
por las empresas constructoras en realidad está reelaborando.
Una forma en
que las técnicas Lean / Agile tienen como objetivo lidiar con eso
es mediante la introducción de pasos de garantía de calidad
regulares y cortos en el ciclo de vida del proyecto.
Por lo general,
el objetivo es eliminar la gran etapa de control de calidad de una salida
determinada. Sin embargo, al administrar proyectos de construcción,
eso podría no ser posible. Aún así, al visualizar
e implementar pasos de monitoreo frecuentes para garantizar que la calidad
se incorpore continuamente, podrá reaccionar a los problemas más
rápido y reducir la cantidad de exceso de trabajo que causa gastos
excesivos y retrasos en los proyectos.
La teoría
es un buen primer paso, pero cuando se trata de implementar prácticas
Lean / Agile en la industria de la construcción, también
debe ver como suceden las cosas en la práctica. Es por eso que es
hora de respaldar todo lo dicho con un estudio de caso de la vida real
de una empresa de construcción que mejoró la eficiencia de
sus procesos y la entrega de proyectos con la ayuda de Kanban.
Al sufrir problemas
como la comunicación ineficaz, la falta de transparencia del proceso,
problemas de comunicación entre diferentes equipos, luchas para
revelar el desperdicio en el sistema, etc., la gerencia de la organización
suele recurrir a Kanban para buscar soluciones.
La adopción
de sus prácticas proporciona a la empresa algunos beneficios inmediatos,
que incluyen:
•
Eficiencia mejorada a través de una mejor visualización
• Desglosar
fácilmente los proyectos y rastrear el trabajo completado versus
el trabajo restante que fluye a través de todas las fases de construcción
• Gestión
de dependencias entre diferentes equipos y mejora de la comunicación.
• Medición
de métricas para mejorar la previsibilidad y optimizar la eficiencia
del flujo de trabajo.
Aunque la industria
de la construcción es altamente secuencial y compleja, Agile encuentra
su camino incluso aquí. Algunos de los principales problemas que
un enfoque ágil para la gestión de proyectos ayuda a las
empresas de construcción a resolver incluyen:
•
Baja transparencia: a través de la introducción de presentaciones
Kanban interconectadas
• Mala comunicación:
a través de cadencias regulares diarias y semanales para sincronizar
el progreso y discutir mejores formas de administrar el proceso de trabajo
• Retrasos
del proyecto: con el objetivo de reducir el trabajo repetitivo y medir
métricas lean / ágiles relevantes para optimizar la eficiencia
del flujo de trabajo.
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