• Tiene representantes de funciones de soporte que incluyen recursos humanos, soporte informático, compras, adquisiciones, seguridad y legal y se divide en diferentes regiones y zonas horarias (cuando corresponda).
• Desarrolla o implementa un plan de continuidad comercial, teniendo en cuenta las obligaciones legales y regulatorias relevantes y los problemas que establecemos a continuación. 
• Prioriza de manera efectiva y gestiona imperativos potencialmente conflictivos.
• Establece y mantiene protocolos internos y externos claros para la comunicación regular y de emergencia con los empleados y otras partes interesadas clave.
• Supervisa y responde a los desarrollos y asesora, con la alta dirección adecuada y / o supervisión legal. 

Los empleadores deberán cumplir con los deberes de salud y seguridad y deberes más amplios de cuidado y buena fe que se les debe a los trabajadores. Los pasos a considerar, sujetos a los requisitos de la ley local, incluyen tomar medidas :

• Supervise los consejos locales de la Organización Mundial de la Salud y del Gobierno y notifique / recuerde al personal las recomendaciones de no viajar a áreas particulares y las medidas para ayudar a prevenir la propagación de Covid-19.
• Presente políticas que prohíban o limiten los viajes de negocios, particularmente a áreas de alto riesgo, y considere soluciones de comunicación alternativas (por ejemplo, videoconferencia).
• Introducir políticas sobre el autoaislamiento del personal (ya sea obligatorio por ley, impuesto por usted o solicitado por miembros individuales del personal).
• Establezca procedimientos que requieran que el personal informe si se siente mal o está ausente, y que informe una posible infección o exposición al virus (incluso después de un viaje privado a áreas de alto riesgo) o inquietudes relacionadas con otras personas con las que han estado en contacto en el trabajo.
• Proporcione al personal el equipo adecuado para desinfectar las manos y (si el consejo oficial lo recomienda) máscaras protectoras, y cualquier capacitación o apoyo adicional en salud y seguridad que puedan necesitar.
• Implemente soluciones flexibles o de trabajo a domicilio y acomode las solicitudes cuando sea factible para casos particulares. Las consideraciones pueden incluir si la tecnología y el equipo utilizados para atender un aumento en el trabajo remoto son confiables y si se necesitan medidas adicionales para mantener la confidencialidad del cliente.
• Planifique estrategias de recursos como la reasignación de personal, la división de equipos, la rotación de los arreglos en la oficina / trabajo a domicilio o la capacitación cruzada del personal que realiza funciones críticas para el negocio, para minimizar los riesgos de interrupción si es grande la cantidad de personal o personal clave está ausente.
• Tenga soluciones alternativas en caso de que los empleados responsables de la salud y la seguridad no puedan desempeñar sus funciones.
• Tome medidas especiales para empleados vulnerables. 
• Considere cuidadosamente cualquier propuesta para repatriar al personal de áreas de alto riesgo, particularmente el impacto en el personal local en términos de carga de trabajo y desde una perspectiva de segregación y posible discriminación.

• La administración local tiene la autoridad que necesita para tomar las medidas apropiadas.
• Los términos o la legislación laboral permiten o requieren períodos de autoaislamiento (ya sea obligatorio o autoimpuesto) para calificar como licencia por enfermedad remunerada o como licencia no remunerada.
• Tiene derecho a exigir que el personal trabaje desde su casa.
• Puede realizar una evaluación voluntaria u obligatoria.
• Permitirá solicitudes de ausencia del personal cuando un miembro de la familia tenga el virus o se aísle por sí mismo (o si las escuelas están cerradas o los arreglos de cuidado de niños están afectados) y, de ser así, sobre qué base.
• Tiene el deber de informar / consultar con representantes de salud y seguridad o comités de empresa / sindicatos en relación con las medidas que se están tomando.
• Cumple con la legislación de discriminación y privacidad en relación con el personal que puede contraer el virus y garantizar la protección adecuada de las personas de áreas de alto riesgo contra el acoso, la discriminación o el acoso.

GESTIONAR RIESGOS CONTRACTUALES 

Evalúe las posibles implicaciones para sus clientes y contratos de cadena de suministro. Revise cómo afectará el Covid-19 a su capacidad para cumplir con sus obligaciones contractuales (ya sea directamente o debido a problemas en su cadena de suministro). Evaluar qué derechos podría tener si su contraparte no puede cumplir. Considerar:

• Posible incumplimiento
• Fuerza mayor: ¿los efectos de Covid-19, o cualquier respuesta a la misma, serán fuerza mayor o resolverán su contrato? Esto puede requerir que considere si el Covid-19 ha hecho imposible o ilegal que cualquiera de las partes cumpla con sus obligaciones contractuales.
• Suspensión de la ejecución / terminación: ¿son posibles y / o probables y, de ser así, cuáles son las consecuencias, tanto bajo los términos del contrato, por ejemplo, daños liquidados, como por ley?
• Obligaciones de notificación: ¿existen obligaciones de notificación en relación con posibles demoras / suspensiones / terminaciones / frustraciones?
• Mitigación: ¿existen disposiciones expresas que exijan a las partes mitigar sus pérdidas en relación con posibles causas de fuerza mayor u otros eventos, tales como obligaciones de utilizar "esfuerzos razonables" e idear soluciones comerciales? Incluso si no hay disposiciones contractuales expresas, la falta de mitigación puede afectar la cantidad de daños que se pueden recuperar.
• Pagos: ¿se pueden efectuar de forma remota?
• Garantías / indemnizaciones / fianzas de ejecución / daños liquidados: ¿existe el riesgo de que se invoquen si no se cumplen las obligaciones? 
• Consecuencias de equivocarse: si actúa (o no actúa) en base a una evaluación incorrecta de sus derechos, ¿estará violando?
• Contratos relacionados: ¿el incumplimiento de un contrato tendrá implicaciones para otros contratos? 
• Superposición no contractual: ¿existen obligaciones no contractuales en una jurisdicción relevante que deberían informar su enfoque?
• Riesgos de insolvencia: ¿necesita lidiar con las insolvencias de la cadena de suministro? ¿Es posible (o necesario) buscar proveedores alternativos o acordar una renegociación comercial
• Renegociación de términos: ¿ha considerado no exención, modificación oral, acuerdo completo y disposiciones relacionadas, y se ha asegurado de que cualquier arreglo alternativo esté debidamente documentado?

El prestatario y los prestamistas pueden necesitar revisar la documentación financiera y los arreglos relacionados para evaluar las posibles consecuencias y las medidas de contingencia. Las consideraciones incluirán:

• Representaciones / Representaciones repetidas: ¿la empresa puede hacer las representaciones especificadas en los momentos requeridos?
• Compromisos: ¿puede la empresa cumplir con sus compromisos? ¿Se beneficia de algún umbral, período de gracia u otros alivios?
• Pactos de información: ¿se retrasarán los estados financieros? ¿Las partes relevantes (como los auditores externos) pueden acceder a las instalaciones / información según sea necesario? ¿Se retrasará la entrega de documentos (como informes financieros, certificados operativos o solicitudes de exención) debido a ausencias de los empleados? ¿Es necesario revelar el impacto en las operaciones o cualquier incumplimiento?
• Relaciones financieras: ¿se ven afectadas negativamente por la pérdida histórica o prevista de los ingresos operativos o los cambios en las valoraciones de los activos?
• Evento de incumplimiento: ¿la empresa se encuentra en una situación de incumplimiento y está en riesgo de aceleración o de que se llame al soporte de crédito o se aplique la seguridad?
• Disposiciones sobre efectos adversos materiales: ¿se activarán? 
• Riesgo de incumplimiento cruzado: ¿está la empresa en riesgo de incumplimiento en virtud de algún acuerdo debido a su posición en otros acuerdos y financiación?
• Insolvencia: ¿está la empresa en riesgo debido al impacto en los ingresos?
• Servicio de la deuda: ¿la empresa ha implementado la dotación de personal y los servicios informáticos para garantizar que todavía pueda realizar operaciones de reembolso de capital e intereses cuando sea debido?
• Disposiciones sobre eventos de interrupción: ¿existe un riesgo de interrupción material en el mercado o en los sistemas de pago individuales que está fuera del control de las partes? 
• Apoyo de crédito: ¿corren el riesgo de ser llamados los acuerdos de apoyo financiero debido a incumplimientos o incapacidad para acceder a la financiación?
• Obligaciones del prestamista: ¿han establecido los prestamistas acuerdos para garantizar que el desembolso no se vea afectado y las solicitudes de exención / enmienda puedan considerarse en el plazo requerido?
• Faltas del prestamista: ¿corren el riesgo los prestamistas de ser "retirados" o de que sus puntos de vista sobre las solicitudes de exención no se cuenten debido a la incapacidad de responder?
• Acceso a la financiación: ¿podrán los prestamistas procesar solicitudes de nuevas formas de financiación, refinanciación o apoyo crediticio (como cartas de crédito) cuando sea necesario? ¿Las empresas podrán cumplir las condiciones precedentes? ¿Hay medidas alternativas disponibles?
• Negociación de nuevo financiación: ¿deberán actualizarse las previsiones financieras y operativas y la diligencia debida? ¿Deberán ajustarse los arreglos logísticos para los pasos de cierre de la transacción?

CONSIDERAR RIESGOS PROPIOS Y DE SUS PROVEEDORES.

Considere su posición financiera y la de cualquier contraparte contractual, en particular:
 

• Cualquier inquietud sobre la posición de solvencia de cualquier contraparte. ¿Cuál sería el impacto en su negocio si entraran en un procedimiento de insolvencia y dejaran de comerciar? ¿Podrán continuar desempeñándose si se interrumpen sus propias cadenas de suministro? 

• Encontrar proveedores alternativos.
• Ajustar los términos de crédito e incluir la retención de las cláusulas de título hasta que se haya realizado el pago.
• Esfuerzos renovados para cobrar los atrasos en los pagos.
• Sus derechos de rescisión y si la ley local le permitiría ejercerlos en caso de insolvencia.
• El impacto de que otras compañías de su grupo caigan en la insolvencia, en particular, su acceso a activos vitales (empleados, etc.) y si aún es apropiado ejercer mecanismos de tesorería / barrido de efectivo grupales.
• Su capacidad para cumplir con sus obligaciones de pago a medida que vencen y cualquier paso que deba tomar para administrar su flujo de efectivo, como expulsar a sus acreedores. Si su situación financiera empeora, es posible que deba considerar si la gerencia está obligada a presentar una declaración de insolvencia. Asegúrese de que los directores / gerentes consideren sus deberes y documenten cuidadosamente las decisiones. 

GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS RELEVANTE.  

Documente las decisiones y los pasos tomados en respuesta al brote, por ejemplo, cuando esto sea necesario para cumplir (o evidenciar el cumplimiento) con obligaciones contractuales o legales / regulatorias o útil en caso de posibles disputas futuras (ya sea que surjan de contratos o de otra manera). 

Por ejemplo, algunas obligaciones expresas para mitigar pueden requerir que demuestre los esfuerzos realizados. Considere también si, y de ser así, cómo se pueden proteger los documentos de la divulgación en cualquier disputa (ya sea por privilegio legal o de otra manera).

CONSIDERE POSIBLES RECLAMACIONES AL SEGURO

Considere si las consecuencias de cualquier interrupción comercial pueden ser reclamadas bajo las pólizas de seguro existentes, y discuta con los corredores cualquier necesidad de cobertura en nuevas exposiciones específicas. En particular:

• Revise la cobertura existente, especialmente el seguro de interrupción comercial y el "seguro de crédito", si corresponde. Por ejemplo, la cobertura existente puede prever la "pérdida de uso" de los locales debido a la contaminación o la protección de pagos en caso de que un deudor se declare insolvente e incapaz de pagar. También puede haber requisitos específicos en relación con las instalaciones desocupadas. Consulte los términos de los períodos de notificación y otros requisitos formales.
• Realice notificaciones cuando corresponda y cumpla estrictamente con las obligaciones en relación con cómo y cuándo notificar.
• Discuta con los corredores si la cobertura a medida puede ser aconsejable, incluso si se contemplan grandes ausencias de los empleados o si es necesario repatriar a grandes grupos de empleados.
• Considere si se requerirá el consentimiento de la aseguradora para cualquier paso que prevea tomar para responder a los eventos y si las actividades de mitigación pueden estar incluidas en cualquier cobertura disponible.

GESTIONAR EL RIESGO OPERACIONAL MÁS AMPLIO

Considere impactos operativos más amplios, por ejemplo en relación con:

• Administrar la logística más amplia (y los costes) de detener las actividades de "negocios como siempre"; esto puede ser significativo en algunos sectores, por ejemplo, donde se requieren paradas de fábrica.
• Incapacidad para celebrar o asistir a reuniones y eventos físicos (por ejemplo, reuniones generales de accionistas): ¿en qué medida se pueden realizar de forma remota? ¿La tecnología será lo suficientemente confiable?
• Niveles mínimos de personal necesarios para mantener las operaciones.
• Interrupción de TI (por ejemplo, cuando esto se externaliza) y la capacidad de continuar las actividades financieras y operativas que dependen de los sistemas de TI, ya sea en el sitio o de forma remota.
• Asistencia a visitas al sitio, pruebas e inspecciones.
• Asistencia a eventos de tiempo crítico, en particular cuando puede haber consecuencias adversas por la falta de asistencia, como audiencias en tribunales o exámenes públicos.
• Incapacidad para obtener firmas, por ejemplo, en relación con documentos que requieren firma física.
• Obligaciones de informar sobre los riesgos derivados de (o el impacto de) Covid-19, incluidos los informes financieros o las leyes de abuso de mercado.
• Brindar información oportuna requerida por las autoridades reguladoras o legales, por ejemplo, cuando el personal relevante o el acceso puedan no estar disponibles.
• Cómo responder a las consultas de las partes interesadas o consultas de prensa y si necesita nombrar un portavoz y controles internos de relaciones públicas para gestionar esto.

MANTÉNGASE ACTUALIZADO SOBRE SUS DERECHOS Y OBLIGACIONES

Asegúrese de que el equipo que lidera la respuesta se mantenga actualizado con la situación en evolución:

• Cumpla con las obligaciones legales y la orientación actuales: muchos aspectos de su respuesta serán informados por sus obligaciones legales y reglamentarias en cada jurisdicción relevante y por la orientación ya dada por las autoridades relevantes. Es importante que su equipo de respuesta comprenda bien esas obligaciones y garantice su cumplimiento.
• Identifique y responda adecuadamente a los cambios en las obligaciones u orientaciones legales relevantes: su margen de maniobra puede estar limitado no solo por el régimen legislativo actual en las jurisdicciones relevantes, sino también por cualquier nueva legislación de emergencia u orientación reguladora y de la industria.