En todo el mundo, los precios han bajado de un año a otro, y la ocupación ha aumentado. Los precios de las salas de reuniones han descendido de media un 7% globalmente, y el de los puestos flexibles, un 5 %. Los precios de los puestos fijos y los puestos en oficinas privadas han resistido mejor, con una caída de solo el 2 % en sus respectivas divisas locales. La demanda de oficinas flexibles en todo el mundo ha crecido significativamente y esta bajada de los precios se debe a un aumento de la competencia, más que a una ralentización de la demanda.

La bajada de los precios se ha visto compensada por una mayor ocupación, con un aumento medio de la ocupación de las oficinas privadas del 76% al 81% interanual y un aumento medio de la ocupación de los espacios compartidos del 53% al 60%. Desde el momento de la apertura de una oficina flexible, parece que los proveedores tardan aproximadamente 1,5 años en alcanzar unos niveles de ocupación normalizados.

Un 38% de las oficinas flexibles que llevan menos de 1,5 años abiertas no son rentables desde el punto de vista del margen de beneficio de explotación, en tanto que en el caso de las que llevan abiertas más de 1,5 años, esta cifra se reduce al 14%, aunque probablemente el sesgo de las oficinas que sobreviven ese periodo también influya.

La mayor parte de los ingresos de las oficinas flexibles proviene de los puestos en oficinas privadas. El 65% de los ingresos provienen de las cuotas de usuarios de espacio privado, aunque supongan el 53 % del espacio. De forma inversa, los usuarios en los espacios compartidos o coworking solo representan un 16% de los ingresos, pero el 25 % del espacio. Esto no es una comparación entre elementos equiparables como tales, dado que desde la perspectiva de los ingresos, los usuarios de espacios compartidos y los de las oficinas privadas pagan por servicios adicionales tales como el uso de las salas de reuniones o la comida.

Por tanto, las cuotas de membership no son la única fuente de ingresos de los operadores analizados. Desde la perspectiva de la asignación del espacio, tanto los usuarios de espacios compartidos como de oficinas privadas utilizan las zonas comunes y al aire libre, por lo que las oficinas privadas son más rentables que los espacios compartidos.

A pesar de la percepción que rodea el modelo de las oficinas flexibles después de que WeWork cancelara su salida a bolsa, el 79 % de las oficinas flexibles son rentables en términos del margen de beneficio de explotación (definido como ingresos menos costes de explotación dividido por los ingresos). La mayor asignación de espacio a oficinas privadas parece estar directamente relacionada con una mayor rentabilidad.

De las oficinas flexibles con un 80 % de su espacio asignado a oficinas privadas como mínimo, solo el 12% no son rentables, y el 18% tiene un margen de beneficio de explotación del espacio de un 26% o superior. Sin embargo, de las oficinas flexibles con menos del 80% del espacio asignado a oficinas privadas, el 32% no son rentables y ninguna tiene un margen de explotación del 26 % o superior.

Una mayor rentabilidad está relacionada con la inclusión de auriculares para el teléfono, una conexión a internet exclusiva y bebidas alcohólicas incluidas en la cuota de membresía y la exclusión del uso parcial de las salas de reuniones. Sin embargo, la correlación no indica siempre la causa. Es decir: ¿la oficina flexible es rentable porque incluye auriculares para el teléfono o se incluyen los auriculares para el teléfono porque es rentable?

El concepto Flex Space o Space as a Service se abre paso frente al coworking.

- La ocupación de espacio privado dentro de las oficinas flexibles ha aumentado hasta el 81% en 2019.

- Los puestos en espacio privado son más rentables que los puestos en espacio de coworking.

La demanda media en oficinas flexibles es de 15 puestos de trabajo por empresa, mientras que el 50% de los puestos los ocupan empresas entre 2 y 20 empleados y las empresas grandes, de más de 100 empleados, ocupan el 13%

El 79% de las oficinas flexibles del mundo son rentables actualmente en cuanto al margen de beneficio operativo, según un estudio reciente de Workthere, la plataforma internacional de la consultora Savills Aguirre Newman centrada en el negocio de oficinas flexibles y coworking. Workthere ha realizado un benchmark sobre oficinas flexibles, denominado Flexmark, con información recopilada en Bélgica, Francia, Alemania, Irlanda, España, Países Bajos, Singapur, Reino Unido, Estados Unidos y Vietnam.

Este informe destaca el vínculo entre la rentabilidad y una mayor asignación de oficinas privadas dentro de un espacio flexible. Actualmente, el 65% de los ingresos provienen de puestos de trabajo en espacio privado, en comparación con el 16% que proviene de puestos en coworking o espacio compartido.

En línea con esto, los resultados del estudio muestran que, de las oficinas flexibles que tienen el 80% o más del espacio asignado a espacio privado, solo el 12% no son rentables. Aquellos que tienen menos de un 80% de su espacio destinado a oficinas privadas no son rentables en un 32%.

Ana Zavala, directora de Workthere España, indica que “a pesar de las informaciones sobre los desafíos a los que ha enfrentado el modelo de negocio de las oficinas flexibles, el sector ha experimentado un crecimiento positivo. La demanda no muestra signos de disminuir tanto entre grandes empresas como Pymes y start ups que utilizan este tipo de espacio, precisamente por su flexibilidad en cuanto a la duración y puestos necesarios. La entrada de más operadores y propietarios creando sus propios modelos está acelerando la competencia, lo cual es bueno para el usuario, al tener más opciones en un mercado en constante cambio donde la diferenciación va a ser clave”.

El análisis realizado por Workthere también informa del aumento en los niveles de ocupación de puestos tanto en espacio privado dentro de oficinas flexibles, del 76% en 2018 al 81% en 2019, como de la ocupación en espacio de coworking, que pasó del 53% al 60%. Las empresas más grandes, que tradicionalmente han alquilado oficinas convencionales, actualmente representan el 13% del espacio flexible. Además, la media de ocupación del cliente más grande en los espacios de oficinas flexibles es del 21% del total. Workthere destaca que en un 8% de los casos, el cliente más grande llega a ocupar ya el 50% del total.

Jessica Alderson, analista de investigación global en Workthere, señala que “en el análisis se ve un desequilibrio entre la rentabilidad y la asignación de espacio. El área promedio asignada a espacio privado actualmente se sitúa en el 53%, aunque representa el 65% de los ingresos, mientras que el espacio compartido ocupa un 25%, pero solo aporta el 16% de los ingresos. Dado que se espera un aumento en la demanda de espacios flexibles en los próximos años a medida que se asientan las ventajas en cuanto a colaboración y eficiencia del espacio, esperamos que algunas de las áreas de coworking dentro de las oficinas flexibles se conviertan en oficinas privadas para ajustar la oferta a la demanda e impulsar la rentabilidad”.

Por otra parte, Workthere destaca en su informe Flexmark que no existe una correlación notable entre la rentabilidad y líneas de ingresos diversificadas, aunque las opciones de cafetería o alquiler de espacio para eventos son buenas opciones para ampliar ingresos.