Según la IACCM (Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos), como mínimo, una solución satisfactoria de gestión del ciclo de vida del contrato debe incluir:

• Un sistema central y un proceso estructurado para toda la empresa para gestionar la creación y ejecución de contratos.
• La capacidad de gestionar eficazmente los hitos del contrato a través de alertas automáticas
• Flujo de trabajo automatizado para revisión de contratos y aprobaciones
• Capacidades de gestión de obligaciones e indicadores clave de desempeño para mejorar el cumplimiento y el desempeño del contrato

Más allá de eso, no existe un modelo preciso y universalmente aceptado del ciclo de vida del contrato. 

Cada modelo considera el ciclo de vida a través de la lente de los desafíos comerciales, y lo hemos dividido en nueve etapas: solicitud, autoría, negociación, aprobación, ejecución, gestión de obligaciones, modificación, auditoría e informes y renovación. Esto facilita la identificación de un subconjunto de desafíos para cada etapa, discutir su impacto comercial y examinar cómo la tecnología puede enfrentar esos desafíos y aprovechar las oportunidades de mejora.

DESAFÍOS QUE DEBE RESOLVER EL CONTRACT MANAGEMENT / GESTIÓN DE CONTRATOS.

Con esos requisitos analizamos los desafíos que debemos resolver.

a. Cuando se negocia un nuevo contrato no hay que partir de cero, está el archivo.

Una solución de gestión de contratos bien diseñada se integra a la perfección con los sistemas de línea de negocio de una organización. Esto facilita que cualquier persona en una organización inicie contratos desde aplicaciones y dispositivos familiares, y busque la información relacionada con el contrato que requieren.

b. Plantillas y formularios de la empresa

Permite utilizar una selección de plantillas, de modo que los usuarios pueden simplemente arrastrar las cláusulas y términos aprobados, a menudo con la ayuda de herramientas guiadas, para crear una solicitud de contrato, modificación o renovación. 

Además de las funciones colaborativas de autoría y remarcación, las soluciones avanzadas automatizan muchas tareas, como insertar dinámicamente el lenguaje requerido para cláusulas y términos específicos, rastrear cambios a nivel de cláusula y disposición, establecer alertas y configurar flujos de trabajo de aprobación. El objetivo es el cumplimiento total con el mínimo esfuerzo.

c. Negociación de contrato

El intercambio natural de llegar a un consenso sobre las disposiciones del contrato significa que la negociación ocupa inevitablemente un gran porcentaje del tiempo del ciclo del contrato. Pero los problemas de comunicación, así como la comparación manual de versiones remarcadas para identificar qué ha cambiado con cada iteración y por qué ocurrieron esos cambios, pueden agregar retrasos que se evitan fácilmente.

Una solución de gestión de contratos permite a los usuarios recibir contratos rediseñados de forma electrónica, que pueden etiquetarse para su revisión por parte de los interesados en el contrato. También permite la comparación de versiones con líneas rojas, a menudo en versiones de Word o PDF. Una característica convincente de las soluciones más avanzadas identifica los cambios entre versiones que no se han marcado, lo que desalienta los cambios "furtivos" que pueden socavar la integridad del contrato. La investigación realizada por IACCM encontró que las empresas que aprovechan una solución CLM pueden reducir sus costos de creación de contratos en un 50% o más.

d. Aprobación del contrato

Los contratos complejos y altamente negociados con frecuencia requieren múltiples aprobaciones de diferentes funciones en una organización. Las reglas que rigen el segmento de la industria, el tipo de contrato, el importe, el número de contratos vigentes con un proveedor en particular, etc., también pueden agregar variables a la ecuación de aprobación. Por lo general, las aprobaciones más complejas se vuelven más largas.

Las soluciones de gestión de contratos más sofisticadas proporcionan un proceso dinámico de aprobaciones basado en múltiples criterios. A través de la interfaz de la solución, los usuarios pueden adaptar los flujos de trabajo de aprobación paralelos y en serie para que coincidan con las idiosincrasias de cualquier contrato, lo que elimina los cuellos de botella y minimiza los costosos retrasos. 

Las soluciones más sofisticadas admiten aprobaciones a través de dispositivos móviles. Esta flexibilidad ayuda a la organización a optimizar el proceso de aprobación a medida que cambian las condiciones comerciales mientras se mantiene el control y se hacen cumplir los estándares.

e. Ejecución de contrato

En comparación con la negociación y las aprobaciones, la ejecución debería ser muy simple. Sin embargo, las aprobaciones incompletas a menudo retrasan este paso básicamente directo.

Una solución de gestión de contratos puede controlar y acortar el proceso de firma mediante la integración con aplicaciones de firma electrónica de terceros, lo que elimina la necesidad de utilizar documentos impresos. Una solución también debería poder cargar copias impresas como parte de un proceso electrónico esencialmente automatizado.

f. Gestión de obligaciones contractuales

No importa lo bien negociado, no importa lo favorables que sean los términos, los beneficios de un contrato se pueden deshacer rápida y completamente con una mentalidad de "archivar y olvidar". 

La tecnología de gestión de contratos puede proporcionar dos cosas de manera consistente durante la vigencia de un contrato: visibilidad y control. Las características de la solución, como el seguimiento de cumplimiento, alertas automáticas vinculadas a vencimientos, renovaciones y eventos clave, flujos de trabajo posteriores a la ejecución y análisis e informes sofisticados ayudan a los administradores a maximizar el valor del contrato.

g. Renovación de contrato

La renovación del contrato debe ser un momento de oportunidad para mejorar y, si es necesario, rescindir los contratos existentes. Pero para muchas empresas las ventanas de renovación simplemente pasan desapercibidas, resultando en oportunidades perdidas y mayor riesgo.

Una solución de gestión de contratos puede ayudar a las empresas a aprovechar cada oportunidad de renovación mediante la identificación de candidatos para la renovación de contratos, alertando a los gerentes a tiempo para actuar y creando automáticamente nuevos borradores de contratos basados en el contrato vigente.

h. Correcciones y enmiendas del contrato

Los contratos rara vez escapan a las enmiendas. La marcha de los negocios asegura que la mayoría de los contratos sufrirán modificaciones para reflejar los cambios en el mercado y en las relaciones de sus signatarios. Sin una visión consolidada de un contrato y todas sus enmiendas, es difícil hacer un seguimiento de lo que se ha hecho y por qué, especialmente en las relaciones a largo plazo. 

La gestión de obligaciones requiere una visión de 360 grados de una relación contractual es esencial para gestionar el proceso de enmienda de manera efectiva. Una solución de gestión de contratos debe proporcionar una fuente única de datos integrados de verdad, proporcionando una visión efectiva de una relación comercial que aclare el lenguaje y los términos prevalecientes en múltiples enmiendas de contratos y documentos asociados.

Los contratos no son documentos estáticos.

i. Auditoría de contratos e informes

No existe un documento comercial que necesite más una auditoría que un contrato. Pero los procesos manuales ad hoc rara vez admiten el registro de eventos que exigen las auditorías. Del mismo modo, los informes de rendimiento del contrato requieren la capacidad sistémica para agregar datos a lo largo del tiempo.

Las soluciones de gestión de contratos deben brindar a las organizaciones una variedad de opciones de auditoría e informes, como alertas de cumplimiento de contratos, seguimiento de auditorías a nivel de campo, generación de informes a pedido, acceso con un clic desde informes a registros de contratos, y fácil integración con terceros. 

VENTAJAS FINALES DEL CONTRACT MANAGEMENT / GESTIÓN DE CONTRATOS.

En resumen, una solución de gestión de contratos ayuda a una organización a obtener visibilidad y control sobre todos los contratos, haciendo que la búsqueda diaria, la autoría y la administración de contratos sean más fáciles, efectivas y productivas. Gestionar contratos con una herramienta integral:

Reduce el tiempo del ciclo del contrato y aumenta la productividad: las herramientas fáciles de usar aceleran la autoría y las aprobaciones al tiempo que reducen la necesidad de una revisión legal línea por línea.

Brinda una mayor visibilidad de los negocios: los contratos estructurados correctamente reconocen los ingresos antes, reducen las pérdidas y aumentan las oportunidades de negocios de seguimiento.

Garantiza el cumplimiento: las funciones de auditoría y análisis abordan los tres aspectos del cumplimiento: contractual, operativo y regulatorio.

Optimiza los datos compartidos, brindando a todos los interesados del contrato nuevos conocimientos sobre sus relaciones comerciales de contraparte.

¿QUÉ DEBE CONSIDERARSE ANTES DE IMPLEMENTAR UNA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE CONTRATOS?

Se recomienda centrarse en soluciones integrales, características de colaboración y resultados procesables.

Una de las cosas importantes a considerar es si está obteniendo una solución de extremo a extremo. ¿Es una solución que puede implementar de manera relativamente rápida y fácil? Esto es especialmente importante a tener en cuenta para las organizaciones pequeñas y medianas o aquellas organizaciones que tienen pocos recursos.

Colaboración significativa, en tiempo real y simultánea. Otra pregunta que una organización debería considerar es la capacidad de colaborar en tiempo real. ¿Puede una plataforma permitirle trabajar simultáneamente con sus colegas, o tiene que turnarse y trabajar secuencialmente? Es un factor muy importante a considerar porque obtiene muchas eficiencias cuando trabaja simultáneamente. Ahí es donde realmente pueden trabajar juntos y crear mejores relaciones y transparencia.

Resultados procesables. Lo último que debe buscar es si su solución de gestión de contratos le permite crear un resultado procesable. ¿Su solución aprovecha los datos que se recopilan de sus actividades contractuales? ¿Le ayuda a crear mejores contratos? 

Una vez que comience a comprender los puntos débiles y pueda articular por qué necesita una solución de gestión de contratos, es muy importante reunirse con todos los involucrados y juntos elaborar un plan de implementación que funcione para todos. 

Finalmente, una vez que implemente una solución, es muy importante mostrarla y aumentar su visibilidad y adopción.