19 de diciembre
de 2014
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JORNADAS inmoley.com DE GESTIÓN
INFORMATIZADA DE INMUEBLES.
Convertir conocimiento en
valor añadido:
Guía práctica inmoley.com del director de patrimonio inmobiliario,
facility management. Sistemas de información para la gestión
inmobiliaria. Gestión informatizada de inmuebles. Plan de mantenimiento
correctivo (PMC) y plan de mantenimiento preventivo (PMP).
Herramienta práctica
> Guías
prácticas
El sistema de gestión informatizada
de inmueble consiste en la obtención de la información precisa
para la gestión diaria y para la toma de decisiones estratégicas.
Es un servicio dirigido a usuarios y a propietarios con un elevado número
de activos en gestión.
El proceso se inicia con el diagnóstico
de necesidades y desarrolla la solución informática más
idónea a las necesidades En este proceso actualizará el inventario
de inmuebles del cliente, generando planos, y sistematizando situaciones
urbanísticas, de titularidad, cargas, etc.
Uno de los ejes más importantes
de los programas de gestión inmobiliaria ha sido la creación
de páginas web para cada uno de los inmuebles gestionados. En ella,
y mediante un acceso privado, los arrendatarios disponen de toda aquella
información relacionada con su inmueble, así como la posibilidad
de gestionar
El proceso de “space planning” analiza
el mejor aprovechamiento del espacio en base a las necesidades reales de
espacio del cliente y las mejores soluciones en cada momento y de cara
al futuro. Este proceso es similar a los utilizados por programas informáticos
para realizar proyectos arquitectónicos y de ingeniería,
así como supervisión y control de ejecución de obras.
El desarrollo específico
de la aplicación informática, consistente en el diseño
periférico y de superficie de software muy utilizados en la disciplina
como son la Base de Datos del programa Access de Microsoft y el Autocad
de Autodesk.
El diseño de base de datos
permite realizar no sólo el diagnóstico inicial de los edificios,
el cual es necesario para la formulación del Plan de Mantenimiento
Correctivo (PMC) y Plan de Mantenimiento Preventivo (PMP), sino que dicho
software se diseña como herramienta eficiente del mantenimiento
permitiendo la actualización constante de la información,
el diagnóstico preciso y actualizado en el tiempo, con el objeto
de hacer los ajustes necesarios a los PMC y PMP.
La vinculación de la Base
de Datos con los sistemas de Cad permite un ágil acceso a un gran
volumen de información centralizada y relacionada para su consulta
o modificación.
Cualquier solución aplicada
a la gestión debe cumplir una serie de requisitos, entre los que
destacamos:
- Utilización de tecnologías
de Internet que permitan el acceso en cualquier momento y desde cualquier
lugar.
- Incorporación de comunicaciones
seguras.
- Sistemas de búsqueda de
documentación por ubicación, tipología, fechas de
creación y acceso, usuario... Inclusión de notas y comentarios
asociados a los documentos.
- Sistemas de validación
de usuarios, con posibilidad de definir roles de acceso a los dis¬tintos
documentos (individualmente, por tipo de documento o por carpetas) y de
uso de los mismos (visualización, modificación o validación).
- Posibilidad de definir flujos
de validación de la documentación. En muchos casos será
in¬teresante disponer de métodos para que la documentación
generada por un usuario sea revisada y aprobada por otro(s). Una vez validada,
la información pasa a ser definitiva¬mente publicada y disponible
para el resto de los usuarios. Estos ciclos de validación de¬berán
ser escalables, es decir, deben permitir su adopción desde el nivel
más sencillo (sólo los debe validar una persona) hasta su
ampliación en un futuro a otros más complejos.
- Incorporación de visualizadores
(aplicaciones que van a permitir ver el contenido de un fichero sin preocuparse
si el ordenador tiene o no instalado el programa necesario para ello) de
un amplio abanico de formatos de ficheros típicos en la construcción
(docu¬mentos Word, Excel, Project, Autocad, Presto).
- Establecimiento de alarmas en
función de parámetros (p.e. automatizar el aviso a una serie
de colaboradores cuando cierto documento ha sido modificado).
- Sistemas de comunicación
entre los distintos implicados en el desarrollo del proyecto ( mensajería
interna o e mail).
- Arquitectura abierta: independencia
del sistema operativo, servidor de web y de bases de datos donde alojar
la información.
Ejemplo de Programa informático
para la gestión integral de inmuebles.
• Gestión: Entidades Financieras,
Inmobiliarias, Compañías de Seguros, etc. alquiler, compra
y venta de los inmuebles, como la administración y actualización
de los contratos, así como la facturación y control de los
gastos derivado de estos procesos.
• Crea una ficha por cada inmueble,
donde se podrá recoger el equipamiento del mismo, además
de todo tipo de documentación gráfica asociada.
• Gestiona el inventario, las ubicaciones
(centros de gestión, almacenes y ubicaciones) así como los
movimientos
• Visualización automática
sobre el plano del inmueble.
• Gestión económica.
Actividad contable y financiera de las inversiones.
• Aplicación automática
a los inmuebles de los planes de amortización y depreciación
correspondientes al inmovilizado.
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