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LA SUBCONTRATACIÓN DEL MANTENIMIENTO  DE UN EDIFICIO.
Valor añadido: La subcontratación del mantenimiento  de un edificio. Guía práctica inmoley.com relacionada: director de patrimonio y Property & facility Management. Gestión y administración de patrimonios inmobiliarios.  Subcontratación o “outsourcing”. En relación a la subcontratación o “outsourcing”.  la gestión del Registro de “outsourcing”, contratistas y Subcontratistas, la contratación centralizada de servicios y suministros, y en su caso la posterior gestión, la celebración y adjudicación de “outsourcing”. La responsabilidad del mantenimiento de un edificio o construcción en España suele estar encomendado a una empresa especializada en ello. Es decir, la subcontratación (“outsourcing”) es un contrato que una empresa hace a otra para que realice determinados servicios, asignados originalmente a la primera. La empresa externa que resulta subcontratada gestiona o ejecuta de forma diaria una función empresarial específica. La subcontratación implica un alto nivel de confianza, coordinación y de intercambio bidireccional. La subcontratación, o externalización de tareas, se puede hacer de dos maneras: la empresa puede contratar solamente al personal, de tal forma que el cliente aportará los recursos tales como las instalaciones, el material físico y el material intangible (información, conceptos, ideas); o bien la empresa puede optar por contratar al personal y a los recursos. En este artículo se desarrolla un caso práctico relativo al ROI de un proyecto integral de Facility Management . Datos a desarrollar en el taller de trabajo: Proceso de adjudicación de un contrato de outsourcing.  Preselección. Cómo hay que preparar la documentación.  Qué tiene que contemplar el SLA. Qué anexos incorporar (Contratos). Cómo hay que presentar la documentación (Request for Proposal y  Mid-bid evaluation).   Cómo llevar a cabo la evaluación de propuestas. Cómo presentar las propuestas. Cómo evaluar la solución. Selección del proveedor preferido.  Negociación final con el proveedor.

El ROI de un proyecto integral de Facility Management  

Recientemente, Fama Systems ha realizado un estudio que, basado en un caso hipotético, nos puede ayudar a justificar la necesidad y ventajas de llevar a cabo un proyecto integral de Facility Management (FM). Partimos de una serie de datos de la Organización objeto de la hipótesis:

-Nº de puestos de trabajo (PT) administrativos= 40.000 
-Localización inmuebles= 80% en Madrid y 20 % en diferentes zonas de España, con un precio/m2 inferior 
-Régimen de ocupación= Alquiler 
Por otro lado, partimos de un precio mensual medio/m2 estimado de zona media-alta de Madrid en régimen de alquiler de 27 €/m2 (según datos extraídos de un estudio de Aguirre Newman) y de un precio mensual medio estimado del resto de España en régimen de alquiler de 15 €/m2.

Teniendo en cuenta esto y con la hipótesis de que un 80% de los inmuebles gestionados por la Organización en cuestión se encuentren en Madrid y un 20% en el resto de España, el precio mensual medio es de 24,6 €/m2. Por otro lado, contemplamos un ratio medio de ocupación por Puesto de Trabajo de unos 22 m2 de área útil, equivalente a unos 31,4 m2 de área alquilable, aproximadamente un 30% más, teniendo en cuenta los resultados del Benchmarking de la SEFM (Sociedad Española de Facility Management). Siguiendo con los datos extraídos del Benchmarking de la SEFM, la superficie media en m2 dedicada a un PT es de 18,9 m2 de área alquilable y 14,50 m2 de área útil.

Con los datos anteriores, calculamos que nuestra Organización objeto de la hipótesis debe gestionar un total 1.256.000 m2 de área alquilable (880.000 m2 área útil), sólo en puestos administrativos (teniendo en cuenta la hipótesis de 40.000 PT x 22 m2 útiles/ 31,4 m2 alquilables de media por PT). De este modo, el coste total estimado del alquiler sería:

-Nº de puestos de trabajo (PT) administrativos estimados= 40.000 PT's 
-M2 totales de área alquilable= 1.256.000 m2 
-€/m2 mes (promedio)= 24,6 €/m2 
-€/m2 año (promedio)= 295,2 €/m2 
-COSTE TOTAL ALQUILER/ AÑO= 370.771.200 €/AÑO ALQUILER 
No podemos olvidar sumar, a este importe total de alquiler, el gasto correspondiente a los gastos de explotación. A continuación, detallamos los promedios de los principales gastos de explotación anuales de una organización media española, extraídos del Benchmarking de SEFM (Sociedad Española de Facility Management) de 2005, con el correspondiente incremento de IPC, de acuerdo al cálculo del INE (Instituto Nacional de Estadística):

-Coste promedio MANTENIMIENTO= 39,2 €/m2 área alquilable 
-Coste promedio LIMPIEZA= 27,7 €/m2 área alquilable 
-Coste promedio SUMINISTROS= 27,6 €/m2 área alquilable 
-Coste promedio VIGILANCIA= 41,6 €/m2 área alquilable 
-Coste promedio GASTOS COMUNES EDIFICIO= 66 €/m2 área alquilable 
-TOTAL PROMEDIO GASTOS DE EXPLOTACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN MEDIA= 202 €/M2 ÁREA ALQUILABLE 
De este modo, el detalle del coste total estimado por año será:

-Gasto anual Alquiler medio estimado/m2= 295,2 €/m2 anuales 
-Gasto anual Explotación medio estimado/m2= 202,0 €/m2 anuales 
-Total Gasto anual medio estimados/m2= 497,2 €/m2 anuales 
-Promedio m2 estimados/PT= 31,4 m2/PT 
-Total coste medio anual estimado/PT= 15.612 €/PT anuales 
-Nº total estimado de empleados (PT)= 40.000 PT 
-COSTE TOTAL ESTIMADO POR AÑO= 624.480.000 € 
Partiendo de los datos anteriores y teniendo en cuenta que, desde nuestra experiencia, existe un porcentaje de ahorro de entre el 5 % y el 20%, como resultado de llevar a cabo una adecuada gestión de Facility Management por parte de las Organizaciones, podríamos establecer la siguiente estimación (partimos de una media del 12,5 % de ahorro):

Ahorro anual= 78.060.000 € 
Ahorro en 5 años= 390.300.000 € 
A la vista de los datos resultantes de esta hipótesis, nos hacemos una idea aproximada del ROI que se desprende de un proyecto integral de Facility Management. Pero para que esto funcione, es imprescindible que el proyecto de Facility Management incorpore las adecuadas políticas y herramientas que nos permitan llevar a cabo una optimización global de nuestros recursos, inmuebles y patrimonio, de acuerdo a nuestras necesidades particulares y a nuestra realidad actual y que, además, nos ofrezca la información necesaria para tomar las decisiones oportunas en cada momento.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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