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DIRECTOR DE PATRIMONIO Y PROPERTY & FACILITY MANAGEMENT. 
Valor añadido: Director de Patrimonio y Property & Facility Management. Guía práctica inmoley.com relacionada: Director de Patrimonio y Property & Facility Management. El Property Management trata de maximizar los beneficios netos de un patrimonio inmobiliario y gestionarlo para aumentar el valor. Es decir, aumentar el el valor de los activos inmobiliarios mediante soluciones para la administración de un inmueble o grandes carteras inmobiliarias. Estas técnicas permiten alcanzar resultados tangibles en el sector industrial, de oficinas, de centros comerciales y residenciales. Las claves son la eficiencia operativa, reducción de costos y excelencia de servicios. Tiene como objetivo maximizar los beneficios netos de un patrimonio inmobiliario y gestionarlo para aumentar su valor. Es una herramienta estratégica del valor patrimonial. El Facility Management permite gestionar los servicios de una compañía, a todos los niveles, por ejemplo el arrendamiento, el mantenimiento de las instalaciones, la limpieza, la documentación, la gestión de flota de vehículos, el catering, hasta procesos de reorganización, traslados, obras, gestión energética, etc. Estos servicios, o Facility Services, pueden ser contratados a proveedores, internos o externos, a través de un tipo de acuerdo que establece los niveles de servicio (SLA´s) que serán medidos y monitorizados a través de indicadores de desempeño (KPI´s). En el taller de trabajo hay que incidir en que es una herramienta esencial en época de crisis.

Facility Management, una disciplina clave en tiempos de crisis

¿Cómo reducir costes, mejorar la gestión y seleccionar adecuadamente los proveedores para nuestra empresa? 

Es la pregunta que nos hacemos a diario todos los que tenemos la responsabilidad de sacar adelante una organización en tiempos de crisis. El Facility Management, disciplina empresarial que estudia el modelo de gestión de los inmuebles y sus servicios asociados, ofrece la oportunidad de conseguir un mayor control de los recursos y reducir los costes de operación, consiguiendo ahorros de hasta un 20% en modelos globales. 

Se articula en modelos organizativos, herramientas y técnicas con el objetivo, entre otros, de mejorar el servicio de apoyo que se presta a las organizaciones. Los expertos en esta materia – facility managers - diseñan, construyen y gestionan inmuebles que optimizan la relación entre las necesidades de sus organizaciones y los recursos con que cuentan, en función de la actividad específica que se va a desarrollar. 

El Facility Management permite gestionar los servicios de una compañía, en sintonía con la estrategia y necesidades de la misma, a todos los niveles: desde el alquiler, el mantenimiento de las instalaciones, la limpieza, la documentación, la gestión de flota de vehículos, el catering, hasta procesos de reorganización, traslados, obras, gestión energética, etc. Estos servicios, o Facility Services, pueden ser contratados a proveedores, internos o externos, a través de un tipo de acuerdo que establece los niveles de servicio (SLA´s) que serán medidos y monitorizados a través de indicadores de desempeño (KPI´s). 

Aunque el origen de esta disciplina - en Estados Unidos a principios de los 70´ - está vinculado a su parte más operativa, enfocada en la reducción de los costes mediante un cambio en el modelo de contratación de servicios, actualmente el Facility Management no se limita a esta única competencia. El área más estratégica del FM incluye aspectos como la gestión del portafolio inmobiliario, planes de contingencia y planes de continuidad; mientras que la parte táctica, está relacionada con la gestión de los espacios de trabajo, entendiendo el espacio como factor que incide tanto en los gastos generales, como en la productividad del empleado y en la retención del talento. 

Un buen diseño del espacio, con la intervención de las técnicas y metodología del FM, puede generar un ahorro directo en los costes (m² contratados, energía, insumos), pero además contribuye a la introducción de modelos de trabajo flexibles que promueven nuevos usos del espacio y mejoran el confort, la calidad ambiental y la aplicación de criterios de sostenibilidad en las empresas. 

La clave del FM consiste en crear sinergias y una estructura organizativa distinta que mejora los procesos, introduciendo un diseño de gestión de servicios e instalaciones con capacidad de dar respuesta a las necesidades concretas de las compañías. Por último – y nos menos importante – permite optimizar el espacio accediendo a nuevas tipologías y nuevas formas de trabajo - que implican no solo la reducción de espacio contratado sino una mejoría en su funcionalidad y flexibilidad de uso. 

Implantar una estrategia controlada de gestión, aspecto no alcanzable con una gestión tradicional, es la ventaja que nos ofrece esta disciplina que cuenta ya en España con cursos de formación en la mayoría de las provincias del país. Estos cursos abarcan de forma integral desde la Gestión y evaluación de los proveedores, los niveles de acuerdo de servicio, los modelos de retribución variable y la gestión de procesos, hasta el diseño y gestión de los espacios trabajo y las herramientas informáticas de apoyo al FM. 

El Facility Management es la disciplina profesional que ha experimentado un mayor crecimiento en Europa. Según la Asociación Internacional de Facility Management (IFMA) su mercado potencial interno y externo en España puede superar los 30.000 millones de euros en los próximos años.
 
EN DETALLE

En negocios, facility management (o facilities management) es la gestión de los edificios y sus servicios. Los servicios suelen dividirse en 'hard services' y 'soft services'. Los primeros incluyen tareas como asegurarse de que el aire acondicionado de un edificio funcione de forma eficaz, fiable, segura y legal. En los soft services encontramos actividades como asegurarse de que se haga la limpieza del edificio de forma regular, o controlar el trabajo de los contratistas (por ejemplo, constructores, electricistas). El término facility management es similar al de ‘gestión de propiedad’, pero a menudo se aplica solamente a grandes propiedades o propiedades comerciales en las que la gestión y el funcionamiento es más complejo. Algunos de estos aspectos se pueden mantener con los programas informáticos de gestión de datos avanzada.
 
La función de facility management (disciplina encargada del mantenimiento de espacios y activos) es asegurarse de que todo está disponible y en buen funcionamiento para que los ocupantes de los edificios puedan desempeñar su trabajo. El encargado de mantenimiento tiene generalmente la máxima responsabilidad en la calidad de vida en una instalación. El mantenimiento (facility management) puede ser a pequeña escala (por ejemplo el servicio de vigilancia de un pequeño edificio independiente) o a gran escala (tal como la operación de Johnson Controls de manufactura de Chrysler), e incluso a escala internacional (por ejemplo el servicio global de suministro de una gran empresa multinacional). El mantenimiento está provisto también de gestores de grandes propiedades que actúan en nombre de sus clientes y dueños.

Definiciones  

“Una profesión que abarca muchas disciplinas para asegurarse de la funcionalidad y el funcionamiento del entorno del edificio a través de la integración de personas, lugar, proceso y tecnología“. 

Otra definición más amplia proveniente de IFMA es “La coordinación del lugar de trabajo con la gente y el trabajo mismo de la organización (empresa); integra los principios de la administración empresarial, la arquitectura, la ciencia comportamental y la ingeniería.“ 

En el Reino Unido y otros países europeos, el mantenimiento tiene una definición más amplia que la simple gestión de edificios y servicios. La definición de FM que da el Comité Europeo de Normalización (CEN) y ratificada por la BSI 'British Standards' es: “FM es la integración de procesos dentro de una organización (empresa) para mantener y desarrollar los servicios acordados que mejoren y respalden (mantengan) la efectividad de sus actividades primarias”. 

En España, la SEFM (Sociedad Española de Facility Management) define esta disciplina como:

“Facility Management es un modelo de gestión de los recursos inmobiliarios de las empresas que tiene como objetivo la adecuación permanente de éstos a la organización y equipo humano de las compañías al menor coste posible, mediante la integración de todas las responsabilidades de gestión sobre dichos recursos en la figura del Facility Manager”. 

La GEFMA (German Facility Management Association) define el Facility Management de la siguiente manera:“El FM es una disciplina de gestión que cumple los requisitos básicos de las personas en su puesto de trabajo, da soporte a los procesos primarios de las organizaciones y aumenta el retorno de capital mediante el uso económico de servicios e infraestructura dentro del marco de procesos planificados, gestionados y controlados. 

El FM profesional incluye el análisis permanente y la optimización de los procesos de alto coste, relacionados con los bienes inmuebles, los servicios y la infraestructura ofrecidos por las organizaciones, excepto el núcleo de negocio”.

En Australia, el término Servicios Comerciales ha reemplazado al de mantenimiento en algunas organizaciones. Servicios comerciales se refiere a otro tipo de servicios además de los de cuidado de las instalaciones, tales como la seguridad, el aparcamiento, servicios de instalación y planes estratégicos.

La evolución de las aplicaciones de Facility Management  [editar]La necesidad de mejorar el control sobre los activos y espacios y de gestionar cada vez más información ha hecho necesario que las aplicaciones informáticas utilizadas en el Facility Management hayan ido evolucionando a la par que el concepto y las tareas que forman parte de la disciplina. Inicialmente el Facility Management se centraba casi exclusivamente en la gestión del mantenimiento. Por este motivo no es extraño que los primeros softwares relacionados con la gestión de edificios (Gestión de mantenimiento asistido por computadora) respondieran únicamente a estas necesidades.

A medida que el Facility Management ha evolucionado y se ha expandido hacia otros conceptos como la explotación de los edificios, la gestión del sustitutivo o el control del ciclo de vida de los activos entre otros, el software destinado a estas tareas, para responder a estas demandas, también evolucionó, dando paso a las aplicaciones de Gestión de infraestructuras asistida por computadora; programas más completos y complejos que además de la gestión del mantenimiento permiten manejar otros elementos como la gestión del ciclo de vida de los activos o la gestión del sustitutivo.

Las tendencias actuales llevan el concepto del Facility Management más allá, desligándolo del edificio y alcanzando lo que recibe el nombre de gestión de infraestructuras, donde no solo se gestiona el edificio si no todo aquello que está dentro de él, incluso infraestructuras que no forman parte de ningún edificio.

Los distintos conceptos de aplicación en el mundo del Facility Management pueden trasladarse a múltiples entornos sin que necesariamente se ubiquen en un complejo o edificio. Así encontramos infraestructuras como parques, carreteras, áreas abiertas y un gran número de espacios que pueden requerir una buena gestión de mantenimiento preventivo, operativo, control de la capacidad y todas aquellas unidades susceptibles de ofrecer un servicio. La evolución de los sistemas de Facility Management (FM) es la evolución hacia los denominados sistemas de Infrastructure Managemet (IM), abriendo así la capacidad de gestión a toda la variedad de elementos y activos que se puedan disponer.

Ligado al concepto de infraestructura se encuentra el concepto de servicios. Al analizar la tipología de los distintos servicios, se detectan en primer lugar aquellos que nacen de la necesidad propia del activo y su estado. A este respecto, el objetivo es que cada activo se encuentre en su mejor estado con el fin de que el mismo pueda estar en funcionamiento y disponible en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

En segundo término, encontramos los servicios vinculados a los usuarios basados en las necesidades que pueden tener las personas que usan una infraestructura. De este modo, un mantenimiento preventivo está originado por la necesidad del activo a ser mantenido mientras que la gestión de incidentes pretende responder a un mal funcionamiento de un activo que en la mayoría de los casos está afectando al usuario.

Esta relación de usuario y servicio es lo que se denomina servicios de usuario, donde el impulsor del mismo no es la infraestructura si no la persona que las usa. En la actualidad, la nueva generación de los sistemas de gestión ya tienen en cuenta los tres conceptos, el de gestión, el de infraestructura y el de servicio, de aquí nacen los ISM (Infrastructure and Services Management), sistemas de información que se preocupan tanto por la gestión de las infraestructuras como de los servicios que en ellas se pueden o deben dar.

Cada organización gestiona sus infraestructuras dependiendo de las herramientas disponibles, pero una de las necesidades básicas de los sistemas de Facility Management e Infrastructure management es el conocimiento detallado de las superficies que están siendo gestionadas.

Para suplir esta necesidad existen un gran número de aplicaciones y plataformas que permiten diseñar los diferentes espacios dependiendo de su superficie y ubicar los activos y localizaciones técnicas que se encuentran en cada uno de ellos.

En el ámbito del Facility Management o Infraestructure Management, el uso de un sistema de planimetría resulta muy necesario para una correcta gestión. Dependiendo del tipo de infraestructura gestionado puede seleccionarse una amplia variedad de sistemas CAD o GIS. Un sistema CAD es adecuado cuando sean necesarios planos de edificación y elementos estructurales, mientras que GIS es la mejor opción en cuánto a gestión de superficies georeferenciadas. Por ello, los sistemas de información de gestión de infraestructuras o servicios deben tener la capacidad para tratar ambas problemáticas, además de compatibilidad con las distintas soluciones y estándares para cada uno de los dos sistemas: CAD y GIS.

Aún así, una solución compatible con los sistemas CAD y GIS no es la única respuesta para una gestión sobresaliente. Existen otros métodos, que aunque no son tan precisos según el nivel de gestión requerido, son suficientes para la gestión de las infraestructuras. En ocasiones las superficies e infraestructuras no se encuentran trazadas sobre un sistema de planimetría, y el modelo de gestión utilizado tampoco requiere de ello. A veces únicamente con una imagen es posible dar respuesta a unas necesidades concretas.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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