El protocolo empresarial en 15 preguntas y respuestas.

El Protocolo empresarial.

El protocolo empresarial en la práctica.

El protocolo del ejecutivo de empresa.

Protocolo. Saber estar.

• El protocolo empresarial en 15 preguntas y respuestas. 

a. Ayuda a construir la imagen de su empresa.
b. Necesita conocer las etiquetas y los protocolos que son necesarios para causar una buena impresión.
c. El protocolo empresarial le ayuda a mejorar sus relaciones profesionales.

a. El comportamiento poco profesional podría hacerle perder el negocio.
b. Presentar a las personas con las que estamos.
c. Saludar correctamente
d. Diga siempre "Por favor" y "Gracias".
e. No interrumpa.
f. Cuide su lenguaje.
g. Antes de enviar un email, verifique dos veces antes de presionar enviar.
h. No entre a la oficina de alguien sin previo aviso.
i. No chismes.
j. No escuche a escondidas.
k. Reconozca a los demás.
l. De política y de religión no se habla en los negocios.
m. Sea puntual.
n. No use el teléfono durante las reuniones.

a. En Iberoamérica y en el sector empresarial en particular, su apariencia es muy importante.
b. Horas de trabajo en Iberoamérica
c. Saludo e introducción
d. Organización y jerarquía corporativa
e. El tipo de negociación adecuado a los negocios en Iberoamérica
f. Reuniones amistosas en el restaurante
g. La forma de comportarse en los negocios en Iberoamérica

a. Párese cuando le presenten a alguien
b. Mucha precaución con los regalos
c. Prepare una presentación adecuada
d. Vístase profesionalmente
e. Mantenga su teléfono fuera de la mesa de reuniones
f. Sea puntual
g. Exprese gratitud
h. Cuide su lenguaje corporal
i. Use su nombre completo
j. Sea consciente de la etiqueta del almuerzo
k. Haga preguntas serias
l. Ni chismes, ni temas personales
m. Respete otras culturas

a. La importancia del protocolo en las reuniones de negocios.
b. ¿Por qué es importante el protocolo de negocios en las reuniones?
c. ¿Cómo promover el protocolo de negocios en las reuniones?
Compartir agendas antes de una reunión
Llegar a tiempo demuestra interés, dedicación y respeto.
Rotar las intervenciones
Venir preparado a una reunión
Terminar a tiempo

a. Llegar a tiempo.
b. Utilice "Por favor", "Gracias" y "De nada".
c. Estar preparado para la reunión.
d. Los nombres y los cargos importan.
e. Trate a las personas por igual.
f. Asegúrese de que sus empleados practiquen la buena etiqueta con los clientes y entre ellos para poder trabajar en una atmósfera sin fricciones.
g. Concéntrese en las personas con las que está.
h. Siempre devuelva las llamadas.
i. Vestir apropiadamente.
j. Asuma la responsabilidad de sus errores.
k. Agradezca a la gente dos veces. Envío de notas.

a. Muérdase la lengua.
b. Déjele desahogarse.
c. Bajar el tono.
d. Manténgase enfocado.
e. Empatice y discúlpese.
f. Acepte la crítica como parte de un equipo.
g. Ofrezca una alternativa.

a. Cumpleaños
b. Bodas
c. Fiestas de jubilación

• El Protocolo empresarial.

1. El protocolo empresarial como herramienta para la comunicación.
2. Protocolo y comunicación corporativa. Símbolos empresariales.

• Ejemplo práctico de cómo el protocolo de una empresa inmobiliaria es una herramienta valiosa

3. El protocolo no es un mero añadido de la publicidad y de las relaciones públicas RR.PP.

• Ejemplo práctico de la relación entre el protocolo de los negocios y la publicidad de una constructora

1. ¿Qué es el protocolo? El protocolo es saber estar en todo momento.

a. Cada empresa decide su propio protocolo. Esta forma parte de su identidad.
b. Apreciaciones de protocolo para el sector inmobiliario y de la construcción

• Vestimenta
• Presentación
• Trato con clientes
• Normativa y costumbres del sector.
• Comunicación

c. El protocolo de visita a obras para arquitectos, constructores, promotores inmobiliarios, jefes de obra y otros profesionales del sector de la construcción.

• Vestimenta adecuada
• Respetar las normas de seguridad
• Puntualidad
• Saludo
• Reuniones a pie de obra
• Actos en las obras
• Conclusión de la obra

d. El protocolo del agente inmobiliario

• Vestimenta
• Comunicación
• Respeto
• Confidencialidad
• Visita a propiedades
• Contratos
• Cierre de ventas

e. Procedimientos generales para aplicar el protocolo social de los negocios en el proceso de ventas de un agente inmobiliario

• Saludo y presentación
• Vestimenta y apariencia
• Comportamiento en la mesa
• Comunicación verbal y no verbal
• Gestión del tiempo
• Trato personalizado
• Seguimiento y agradecimiento
• Ejemplos
• Primera reunión con un cliente potencial
• Reunión para mostrar una propiedad
• Almuerzo o cena de negocios
• Cierre de venta
• Seguimiento posterior a la venta

2. Tipología del protocolo conforme a su ámbito de aplicación.

a. Tipología básica del protocolo
b. Tipología del protocolo por los ámbitos de aplicación

Protocolo oficial

Ejemplo práctico de protocolo de una constructora en el caso de inauguración de una obra pública con asistencia del alcalde

• Invitaciones
• Preparación del lugar
• Recepción
• Protocolo del evento
• Regalos y reconocimientos
• Agradecimientos
• Protocolo social

Protocolo empresarial

Ejemplo práctico del protocolo de una constructora que presenta sus novedades en técnicas de construcción más sostenibles.

• Invitación
• Recepción
• Discurso de bienvenida
• Presentación técnica
• Visita guiada
• Cóctel y networking
• Ceremonial

3. ¿Qué hace el protocolo hoy en día? Organizar y mejorar la comunicación empresarial.

a. Precedencia, vestimenta, comunicación, regalos empresariales y protocolo virtual.
b. Evita la improvisación (inadmisible en el mundo empresarial).
c. Evita problemas jerárquicos en las empresas.

Ejemplo del procedimiento de protocolo empresarial para una cena de gala

Ejemplo práctico del procedimiento de protocolo oficial para la inauguración de un edificio público por una constructora

• Invitaciones
• Preparativos
• Ceremonia de inauguración
• Cocktail o banquete
• Agradecimientos
• Seguimiento. Follow-up

• El protocolo empresarial en la práctica.

1. Los actos corporativos en el protocolo de empresa.

a. Inauguración de una nueva sede
b. Jornadas de puertas abiertas
c. Eventos deportivos patrocinados por la empresa
d. Cenas de empresa

2. El destinatario del evento es la clave en la comunicación.

a. ¿Qué se quiere transmitir con el acto protocolario?
b. Intención. Marco. Elementos de decoración. Invitados especiales o de honor. Desarrollo del acto. Seguimiento posterior.

3. Actos sociales. Actos internos y externos.

a. Actos corporativos externos
b. Actos corporativos internos

4. Configuración de las presidencias en los eventos protocolarios.
5. Reglas jerárquicas de precedencias. Presidencias.

a. Presidencia y precedencia en actos corporativos
b. Actos corporativos internos
c. Actos corporativos externos
d. Configuración de presidencias en actos externos
e.Ejemplo de ordenación protocolaria de las presidencias en alternancia
f. Ejemplo de presidencia en sistema mixto

6. El anfitrión: presidencia, precedencia y funciones

a. El protocolo lo determina el anfitrión
b. Presidencia por anfitrión o por personalidad relevante.
c. Puntos clave sobre la presidencia y la precedencia

Precedencia por circunstancia personales

Ejemplo de Presidencia en ordenación en alternancia

Ejemplo de Presidencia en ordenación lineal

d. Funciones del anfitrión en el ámbito del protocolo y los actos corporativos.

Convocar y coordinar el acto
Recibir a los invitados
Garantizar la seguridad y el bienestar de los invitados
Realizar las presentaciones
Mantener el orden y la disciplina
Agradecer la asistencia

1. Sistemas de ordenación de invitados

a. Lineal (cena de gala de empresa)
b. Alternancia (inauguración de una nueva sede corporativa de la empresa)
c. Mixto (entrega de premios de una empresa)

2. El protocolo de los invitados en los actos de pie
3. La cesión de la presidencia en actos protocolarios de empresa.
4. El invitado de honor en actos protocolarios de empresa.

Ejemplo de organización protocolo de invitado de honor en jubilación

Ejemplo de organización protocolo de invitado de honor en concesión de premio empresarial

1. Protocolo en actos de presentación y despedida de empleados.
2. Protocolo en actos de presentación de productos o servicios.

Ejemplo práctico del procedimiento de protocolo en un acto de presentación de nuevos servicios informáticos de internet por una agencia inmobiliaria de ámbito internacional

• Invitaciones
• Preparativos previos al evento
• Recepción de los invitados
• Protocolo de apertura
• Presentación de los nuevos servicios informáticos de internet
• Preguntas y respuestas
• Cierre del evento

3. Protocolo en actos de celebración o aniversarios.

Ejemplo práctico del protocolo de un acto de aniversario de una constructora de ámbito internacional

• Preparativos previos
• Definir la fecha y el lugar
• Invitaciones
• Programa
• Selección de personal
• Decoración
• Desarrollo del acto
• Recepción y acreditación de invitados
• Bienvenida y presentación
• Discursos
• Entrega de premios y reconocimientos
• Comida y bebida
• Música y entretenimiento
• Final del acto
• Cierre
• Despedida
• Agradecimientos
• Evaluación

4. Protocolo en las Juntas general y Consejos de administración.

Ejemplo de protocolo de consejo de administración

5. Protocolo de reuniones de trabajo.

1. Las fases del procedimiento de un acto protocolario de empresa

a. Preparación y planificación

• Identificar el propósito del evento
• Seleccionar el formato del evento
• Definir la fecha y la hora
• Seleccionar el lugar del evento
• Definir el presupuesto
• Invitaciones

b. Invitaciones y confirmaciones
c. Protocolo y logística
d. Desarrollo del acto protocolario empresarial

• Ejecución
• Recepción de los invitados
• Protocolo
• Agenda del evento
• Comida y bebida
• Vídeos y fotografías

e. Cierre y agradecimientos
f. Evaluación

• Feedback de los invitados
• Análisis de los resultados

2. El buen protocolo no se nota, pero funciona.
3. Fases del protocolo empresarial. Recibimiento de los invitados y ordenación de asistentes.

Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5

4. Claves de la preparación del acto protocolario empresarial: fechas, presupuesto, etc.
5. Caso práctico ¿Qué queremos celebrar y lo más importante qué queremos conseguir?

1. Preparación y ejecución de un acto protocolario empresarial.

a. Fase de tanteo
b. Fase de información
c. Fase de anteproyecto
d. Fase de discusión técnica
e. Fase de proyecto y programación
f. Fase de organización
g. Fase de invitaciones
h. Fase de comunicación interna y externa
i. Fase de ensayos
j. Fase de ejecución
k. Fase de valoración

2. Fase de organización y estructuración de un protocolario empresarial.

Paso 1: Listado de Invitados
Paso 2: Confirmación de Asistentes
Paso 3: Asignación de Asientos
Paso 4: Montaje de Escenario
Paso 5: Mesa de Presidencia y Accesorios
Paso 6: Regalos y Atenciones

3. Fase de ejecución de un acto protocolario empresarial.
4. Fase de control de calidad del acto protocolario empresarial.
5. Caso práctico: Protocolo empresarial en las inauguraciones.

a. La fase de preorganización
b. La fase de organización
c. La fase de ejecución
d. La fase de control de calidad

6. Caso práctico de protocolo empresarial en las presentaciones.

1. Un buen instrumento, pero que debe ser adecuado y moderado.

a. La elección del regalo: adecuación y personalización.
b. La presentación y entrega del regalo: discreción y elegancia.

2. Clases de regalos empresariales (corporativos, publicitarios, etc).

a. Regalos de incentivo
b. Regalos de agradecimiento
c. Regalos promocionales
d. Regalos especiales
e. Regalos corporativos
f. Regalos publicitarios

3. El saber elegir un regalo ya es el mejor regalo.

a. Control de los regalos
b. Elección del regalo de empresa

4. Saber cuándo regalar en las empresas. Elegir el momento y el motivo adecuado.

a. Motivos para regalar

• Elegir el momento adecuado
• Ejemplos de regalos adecuados

b. Cuándo y cómo regalar

5. El protocolo del receptor del regalo empresarial.

a. Saber recibir un regalo
b. Evitar conflictos de intereses
c. Conocer las políticas de la empresa
d. Mantener la privacidad y la discreción
e. No obligar a otros a recibir regalos
f. Devoluciones de regalos. Ej.: excesivo a funcionario en temas urbanísticos.

6. Atenciones protocolarios que dicen más que un regalo.

1. Tratamientos más comunes
2. Tratamientos protocolarios para altas autoridades y personalidades
3. Tratamientos protocolarios para autoridades y personalidades locales
4. Tratamientos protocolarios para funcionarios
5. Tratamientos protocolarios para militares

1. Acreditación de la marca inmobiliaria o de la construcción.

a. Finalidad comercial.
b. Comunicaciones a la prensa y en los medios.

2. Potenciar la imagen corporativa de una empresa inmobiliaria o de la construcción.

a. Finalidad.
b. Medios.

Ejemplo de caso práctico de protocolo de acreditación de una marca inmobiliaria internacional con presentación de servicios de realidad virtual para viviendas en construcción

• Registro y acreditación de los asistentes
• Bienvenida e introducción
• Presentación de los servicios de realidad virtual
• Demostración práctica
• Preguntas y respuestas
• Evaluación y feedback
• Entrega de certificados de acreditación

1. Seminarios de trabajo.

Caso práctico de un seminario de trabajo de una constructora para decidir la mejor estructura para un puente.

• Introducción y presentación del problema
• Presentación de las opciones
• Discusión de las opciones
• Análisis y evaluación de los riesgos
• Votación y decisión final
• Planificación y seguimiento

2. Mesas redondas y coloquios del sector inmobiliario o de la construcción.

Caso práctico de protocolo de celebración de una mesa redonda de agentes inmobiliarios para analizar las ventajas de la exclusividad en el mandato de venta.

• Introducción y presentación del tema
• Presentación de los ponentes
• Exposición de las ideas
• Debate y análisis de las ideas expuestas
• Conclusiones y recomendaciones
• Clausura

1. Preparativos con un año de antelación.
2. Relaciones Públicas (Comunicación) y organización.
3. Congresos y simposios

Caso práctico del protocolo de un congreso de agentes inmobiliarios para unificar criterios de gestión de listados de clientes en internet.

• Introducción y presentación del problema
• Presentación de las opciones de plataforma
• Discusión de los criterios de selección
• Análisis y evaluación de las plataformas
• Desarrollo del protocolo común
• Formación y seguimiento

• El protocolo del ejecutivo de empresa.

1. El ejecutivo. Imagen y proyección empresarial.
2. El lenguaje corporal del ejecutivo.
3. Las jerarquías empresariales en el protocolo empresarial.
4. La comunicación verbal y escrita en el protocolo empresarial.

1. Cómo cerrar un trato con lenguaje no verbal

a. Apretón de manos
b. Mirar a los ojos
c. No invadir
d. Forma de andar
e. Gestos
f. No jugar en la mesa de reunión con el bolígrafo o con el teléfono.
g. Contacto con el superior.
h. Relación con todo el equipo de trabajo.

2. Expresiones faciales. Distancia con el interlocutor.

a. ¿Qué es la comunicación no verbal?
b. ¿Cuál es la importancia de la proxémica en la comunicación no verbal?
El contacto visual. La importancia de la mirada
La sonrisa
La postura.
La burbuja privada. Distancia/contacto físico
Los gestos y los movimientos de manos.
La apariencia personal
Las automanipulaciones

3. La voz.

a. Evitar la monotonía en el discurso
a. Los elementos de la voz
Timbre
Tono
Velocidad
Volumen de la voz
Fluidez verbal
Claridad
Tiempo de habla
Pausas

4. Escucha activa y receptor como elemento clave

a. El receptor confirma el mensaje
b. El emisor recibe la retroalimentación
c. El receptor pone en práctica el mensaje

5. El aspecto físico y categorías físico-temperamentales.
6. Vestimenta. Los colores del traje o vestido.
7. La psicología del aspecto físico.
8. Caso práctico de protocolo no verbal del agente inmobiliario en las reuniones con los clientes.

a. Saludo
b. Postura y gestos
c. Contacto visual
d. Expresión facial
e. Tonos de voz y ritmo de habla
f. Vestimenta
g. Lugar de la reunión

1. El protocolo de la comunicación empresarial escrita
2. Características
3. Precauciones
4. Clases de comunicaciones empresariales escritas

a. Carta comercial
b. Memorando
c. Informe
d. Circular
e. Correo electrónico

5. Ejemplos para el sector inmobiliario y de la construcción

1. Las citas de negocios.
2. El saludo y las presentaciones entre ejecutivos.
3. El comportamiento del ejecutivo.

1. Consejos para comportarse adecuadamente en viajes de negocios
2. Caso práctico de protocolo del ejecutivo de una constructora en un viaje a la zona de obra con el promotor inmobiliario y el arquitecto.

a. Saludo y presentación
b. Vestimenta
c. Comunicación clara
d. Puntualidad
e. Respeto a las normas de seguridad
f. Atención a los detalles
g. Demostración de experiencia y conocimientos
h. Flexibilidad
i. Trabajo en equipo

• Protocolo. Saber estar.

1. El tuteo en los negocios.
2. ¿Cómo se realizan las presentaciones en los negocios?
3. La forma de saludar. El apretón de manos.
4. Puntualidad en los negocios.

a. Consideraciones importantes sobre la puntualidad en los negocios
b. Reglas de conducta en caso de retraso.

5. Reglas para ceder el paso.
6. Las palabras inapropiadas o soeces en los negocios.
7. Saber estar en la mesa. Protocolo durante las comidas de negocios.

a. El saber estar en la mesa es fundamental en las comidas de negocios
b. Colocación de los cubiertos
c. Uso de servilletas
d. Temas "tabú" en las comidas. El arte de conversar.
e. Vinos

8. El protocolo de las llamadas telefónicas fuera de horario de negocios.
9. El protocolo y la salud.

a. Higiene personal
b. Tos
c. Bostezos
d. Picores